Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Suomen Venäjänkielisten Yhdistysten Liitto FARO ry:n Vapu -hanke kerää ja ylläpitää edellyttämää rekisteriä, joka sisältää henkilötietoja.
Kunnioitamme ihmisten yksityisyyttä ja pidämme huolta siitä, että kerättyjä tietoja käsitellään ja säilytetään turvallisesti. Käytämme kerättyjä tietoja vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty ja mihin on saatu suostumus.
Tässä selosteessa kuvaamme mahdollisimman avoimesti ja selkeästi:
• mitä henkilötietoja keräämme
• mitä tarkoitusta varten niitä keräämme
• miten niitä käsitellään ja säilytetään
• mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja keneen voi tarvittaessa ottaa yhteyttä
Kyseessä on henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka on laadittu 24.5.2017. Selostetta on päivitetty 27.9.2019. Selosteessa on otettu huomioon EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.
Laadittu 22.03.2020.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Venäjänkielisten Yhdistysten Liitto FARO Ry
Hitsaajankatu 6
00810 Helsinki
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Victoria Kulyabkina
Vapu hankepäällikkö
Suomen Venäjänkielisten Yhdistysten Liitto FARO Ry
3. Rekisterin nimi
Vapu -toiminnan henkilörekisteri (Neuvontapalvelut)
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilörekisterin tarkoitus on:
- Vapu-toiminnan tarjoaman neuvonnan helpottaminen (esim.sähköpostin jättäminen yhteydenpyyntölomakkeeseen)
- Tilastotietojen sekä asiakaspalautteen kerääminen palveluiden kehittämiseksi ja markkinoimiseksi
Kaikki Vapuun tulleet yhteydenotot (puhelut, chat ja sähköposti) tilastoidaan erilliseen sähköiseen järjestelmään. Tilastoitua tietoa hyödynnetään toiminnan raportoinnissa, palvelun kehittämisessä sekä mahdollisesti pelihaittoja koskevien tutkimusten tutkimusaineistona. Asiakasta koskevia taustatietoja julkaistaan vain tilastollisessa muodossa. Aineistoa julkaistaessa huolehditaan siitä, että yksittäisten soittajien tunnistaminen aineistosta ei ole mahdollista.
5. Rekisterin tietosisältö
Yhteydenotot Vapuun ovat anonyymejä, eivätkä siten sisällä henkilö- tai muita tunnistetietoja. Sähköpostitse yhteydessä olevien sähköpostiosoitteet ovat Vapu työntekijöille näkyvissä, muttei niitä kirjata järjestelmään.
Omien taustatietojen kuten iän, asuinkunnan tai sukupuolen ilmoittaminen on vapaaehtoista.
Vaikka asiakas yhteydenotossa kertoisi itsestään tunnistetietoja, niitä ei kirjata järjestelmään.
Vapussa kerättyä tilastotietoa ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille. Poikkeuksena voi olla tutkimuskäyttö, mutta luovutettavat aineistot eivät sisällä yksilöitävissä olevaa tietoa.
Sidosryhmäjäsenten ja yhteistyökumppaneiden tiedot kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, paikkakunta, työnimike ja organisaatio kirjataan Vapu työntekijöiden yhteystietolistaan ja ne käytetään vain tarkoituksenmukaisesti luovuttamatta eteenpäin ilman lupaa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Ei säännönmukaisia tietolähteitä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman asiakkaan lupaa. Mahdolliset asiakkaisiin liittyvät tiedot ovat ainoastaan palvelun ylläpidosta ja kehittämisestä vastaavien työntekijöiden hallussa.
Tietoja käsittelevät ja katselevat työntekijät ovat vaitiolovelvollisia. Kaikki Vapun asiakastyötä tekevät työntekijät allekirjoittivat asiakastyötä koskevan vaitiolosopimuksen.
Vapuun tulleita yhteydenottoja ja niiden sisältöjä käsitellään ainoastaan Vapun työntekijöiden ja työnohjaajien kesken. Asiakaspalautetta voidaan käyttää Vapun palvelujen kehittämiseen.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojaaminen ja tietoturva
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Määritetty rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain
niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Ainoastaan Vapu -toiminnan työntekijöillä on käyttöoikeus ja pääsy rekisteriin. Käyttöoikeus poistetaan työsuhteen päättyessä.
10. Tarkastusoikeus
Anonyymistä aineistosta ei ole mahdollista tarkastaa omia tietoja, koska tunnistettavaa tai yksilöitävää tietoa ei kerry eikä yksittäisen henkilön tietoja siten ole mahdollista jäljilttää.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Anonyymistä aineistosta ei ole mahdollista tarkastaa, korjata tai poistaa omia tietoja, koska tunnistettavaa tai yksilöitävää tietoa ei kerry eikä yksittäisen henkilön tietoja siten ole mahdollista jäljilttää.
Sidosryhmäjäsenten tai yhteistyökumppaneiden tiedot korjataan ja postetaan tarpeen mukaan tai pyynnöstä.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Anonyymistä aineistosta ei ole mahdollista tarkastaa, korjata tai poistaa omia tietoja, koska tunnistettavaa tai yksilöitävää tietoa ei kerry eikä yksittäisen henkilön tietoja siten ole mahdollista jäljilttää.
13. Tietosuojaselosteem muutokset
Tätä selostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai uuden rekisterin ilmestyessä. Selosteen päiväys ilmoitetaan johdannossa. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.